Vanaf 25 mei 2018 geldt er nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook sportverenigingen moeten hieraan voldoen. Het is een complex vraagstuk dat iedere sportvereniging op zijn eigen manier kan invullen. Voor Gymnastiekvereniging V.E.K. is AVG op de volgende wijze toegepast:
De vereniging heeft een AVG-programma van Stichting AVG voor Verenigingen doorlopen en daarbij de vereiste inspanningen verricht zoals die voortvloeien uit de AVG. Een verklaring gedateerd 27 april 2018 daarover is te downloaden op de website.
Download <2018-04-27 AVG Verklaring VEK>
In de ledenadministratie worden persoonsgegevens bijgehouden. In de privacyverklaring is door het Verenigingsbestuur vastgelegd welke gegevens worden bewaard, waar en door wie en tot welke datum gegevens bewaard worden.
Download <2018-04-28_Privacyverklaring_AVG>
Individuele wensen van (ouders dan wel voogden) leden ten aanzien van omgang met privacy waarmee de Vereniging dient rekening te houden, worden afgestemd middels een Toestemmingsverklaring. Deze toestemmingsverklaring wordt tezamen met een aanmeldingsformulier aan nieuwe leden (peildatum 1 november 2018) toegestuurd. Aan reeds bestaande leden (peildatum 1 november) hebben de concept toestemmingsverklaring per email ontvangen.
Let op: De Vereniging hanteert de stelregel dat een verenigingslid pas een verenigingslid is ná aanmelding. Hoewel de Vereniging feitelijk zoveel als mogelijk rekening houdt met het privacyaspect kunnen aspirantleden zodanig formeel geen aanspraak maken op de AVG.
Zonder ingevulde en getekende toestemmingsverklaring gaat de Vereniging er van uit dat van specifieke beperkingen geen sprake is.
Download < 2018-04-28 Model_Toestemmingsverklaring_AVG)
Afgezien van het Verenigingsbestuur komen namens diegenen die namens de vereniging leiding verzorgen in aanraking met sommige gegevens die onder de reikwijdte van de AVG vallen. Te denken valt aan een lesrooster met contact, - en leeftijdsgegevens en / of beperkingen die individuele leden in de toestemmingsverklaring hebben vastgelegd. Informatie omtrent toestemming inzake het wel of niet mogen gebruiken van pas-, en teamfoto’s t.b.v. bijvoorbeeld de website. Hiervoor is tussen de Vereniging en de leiding individuele geheimhoudingsverklaringen afgesloten.
Download <2018-04-28 Geheimhoudingsverklaring_AVG>
Voor zover gegevens van de vereniging en / of leden met derde partijen gedeeld worden, worden afspraken vastgelegd in een Verwerkersovereenkomst. Met ‘derde partijen’ valt te denken aan de KNGU of een IT dienstverlener met toegang tot de database. Indien dergelijke situatie zich voordoen zal dit niet zonder voorafgaand overleg met betreffende leden en zorgvuldige overweging worden gedaan.
Download <2018-04-28 Model_Verwerkersovereenkomst_AVG>
Tenslotte:
… staat de Vereniging in het belang van transparantie open voor suggesties en verbeteringen inzake de privacyregelgeving
